R$ 3,5 bilhões. Esse foi o valor arrecadado pela Receita Federal em impostos dos cartórios brasileiros em 2024, segundo dados da chamada "Operação Cartório". O montante representa um salto de 94,4% em relação a 2020 e reflete a elevada capacidade econômica de um setor que há décadas simboliza o peso da burocracia no país. Enquanto isso, milhões de brasileiros continuam obrigados a se deslocar até essas serventias para reconhecer firmas e autenticar documentos — um ritual que persiste mesmo diante da disponibilidade de alternativas digitais gratuitas.
A prática do reconhecimento de firma, que exige a validação presencial ou por comparação de assinaturas em cartório para dar validade jurídica a documentos, permanece como um dos símbolos mais visíveis do chamado "Custo Brasil". A expressão designa o conjunto de entraves burocráticos e financeiros que encarecem a vida do cidadão e dificultam o ambiente de negócios no país.
A questão ganhou novo capítulo em 2024, quando um relatório da Citco Mercator revelou que o Brasil ocupa o penúltimo lugar no ranking global de burocracia para empresas multinacionais, à frente apenas da Indonésia. Entre os principais obstáculos apontados estão justamente as exigências corporativas locais, que incluem a necessidade frequente de cartórios e tradutores especializados. Trata-se de um retrato que se mantém inalterado: em 2019, o Banco Mundial já havia posicionado o país na 124ª colocação entre 190 nações em facilidade para fazer negócios.
A estrutura cartorária e seus custos em 2025
O sistema cartorário brasileiro tem raízes profundas na legislação portuguesa e foi consolidado pela Constituição Federal de 1988. O artigo 236 da Carta Magna estabelece que os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público. Na prática, isso significa que cartórios funcionam como atividades delegadas pelo Estado, mas operadas por particulares que cobram pelos serviços prestados.
Atualmente, o Brasil conta com quase 14 mil cartórios distribuídos em diferentes categorias: de protesto, de notas, de registro de imóveis, de registro de títulos e documentos, de registro civil das pessoas jurídicas e naturais, além de oficiais de registro de distribuição. Todos, sem exceção, oferecem o serviço de reconhecimento de firma.
Os valores cobrados são tabelados por lei estadual e foram atualizados em janeiro de 2025. O reconhecimento de firma por autenticidade — quando a pessoa comparece ao cartório e assina na presença do tabelião — custa R$ 22,06. Já o reconhecimento por semelhança, feito por comparação com a ficha cadastrada, sai por R$ 13,17 quando o documento tem valor econômico e R$ 8,62 para documentos sem valor econômico.
Para ter dimensão do peso dessa estrutura no bolso do brasileiro, basta observar casos concretos. Na transferência de veículos, por exemplo, todo o controle já é feito digitalmente pelo Detran, mas persiste a obrigação de reconhecer firma no cartório, adicionando uma etapa desnecessária ao processo. O ex-deputado federal Cândido Vaccarezza calculou em 2023 o custo indireto desse sistema: milhões de pessoas deixam de trabalhar para se deslocar até cartórios, enfrentam filas e ocupam funcionários que realizam um trabalho que poderia ser digital.
O cerco da Receita Federal e a "Operação Cartório"
A arrecadação de R$ 3,5 bilhões pela Receita Federal em 2024 não reflete o faturamento bruto dos cartórios, mas sim os tributos que seus titulares passaram a pagar após intensificação da fiscalização. A chamada "Operação Cartório", iniciada em 2021, é considerada pelo Fisco como um dos exemplos mais bem-sucedidos da nova cultura de orientação ao contribuinte antes da coerção.
Segundo Michel Berruezo, advogado do escritório Pellegrina e Monteiro que atua desde 2018 assessorando cartórios, "teve uma enxurrada de autuações fiscais em 2024, especialmente porque há estatutários com carteiras importantes e remunerações que chegam a seis dígitos mensais". Muitos titulares não mantinham controles contábeis adequados, confundindo despesas pessoais com operacionais do cartório.
Para 2025, está prevista a implementação do Livro Caixa Digital para titulares de cartórios, contemplando a escrituração do livro-caixa de interesse da Receita Federal e do Livro Diário Auxiliar de Receitas e Despesas, de interesse da Corregedoria Nacional de Justiça. A medida deve aumentar ainda mais a transparência e a arrecadação do setor.
As alternativas digitais disponíveis em 2025
Enquanto a estrutura cartorária tradicional persiste, o governo federal já oferece alternativas digitais há mais de quatro anos. O Portal de Assinatura Eletrônica do Gov.br, regulamentado pelo Decreto nº 10.543 de 2020, permite que qualquer cidadão com conta nível prata ou ouro assine documentos digitalmente de forma gratuita. A assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica de uma assinatura física reconhecida em cartório.
Para utilizar o serviço, basta ter uma conta validada por reconhecimento facial pelo aplicativo Gov.br, dados bancários de instituição credenciada ou certificado digital. O portal já é usado por mais de 150 milhões de brasileiros e dá acesso a mais de 4.200 serviços digitais. Sistemas como o Real Infrator, da Secretaria Nacional de Trânsito, já implementaram a assinatura eletrônica e dispensaram o preenchimento de formulários em papel e o reconhecimento de firma.
Os próprios cartórios também desenvolveram uma solução digital. O e-Not Assina, plataforma criada pelo Colégio Notarial do Brasil em março de 2020 durante a pandemia, permite o reconhecimento eletrônico de firma validado pelos cartórios do país. O sistema funciona mediante a emissão de certificado digital pelo cartório credenciado, com custo similar ao reconhecimento presencial por semelhança.
Carolina, moradora de São Paulo que preferiu não revelar o sobrenome, relatou ao Correio Braziliense em janeiro de 2025 sua experiência com a plataforma. "No mesmo dia, consegui realizar a assinatura e o reconhecimento. O pagamento também foi super prático, via Pix, e quase de imediato o documento já estava disponível para download", contou.
Por que a resistência persiste
Apesar da disponibilidade de soluções digitais, muitos órgãos públicos e empresas privadas continuam exigindo o reconhecimento de firma tradicional. A justificativa oficial envolve questões de segurança jurídica e prevenção de fraudes. Segundo Maurício Zockun, superintendente jurídico da Associação dos Notários e Registradores do Brasil, o reconhecimento de firma presencial oferece maior grau de certeza sobre a autenticidade da assinatura, especialmente em transações de alto valor.
Há também resistências práticas. Nem todos os brasileiros têm acesso fácil à tecnologia necessária para utilizar assinaturas digitais. Além disso, parte da população idosa ou com menor escolaridade pode encontrar dificuldades no processo de validação digital, que exige familiaridade com aplicativos e biometria facial.
Por outro lado, críticos apontam que a manutenção do modelo tradicional atende a interesses econômicos consolidados. Com uma arrecadação anual que movimenta bilhões de reais, o setor cartorário representa um dos lobbies mais fortes do país. Um advogado consultado pelo Valor Econômico em 2024 definiu: "A matéria de cartório é uma verdadeira jabuticaba. É o único serviço público exercido por delegação privada, ainda tem concessão hereditária funcionando, então todo regime trabalhista, tributário, administrativo é complicado e anômalo".
O cenário internacional e as perspectivas para 2025
Em diversos países desenvolvidos, o modelo cartorário ou não existe ou funciona de forma radicalmente diferente. Nos Estados Unidos, por exemplo, a figura do notário público tem atribuições limitadas e custos muito inferiores. Na Europa, diversos países já adotaram sistemas de assinatura digital integrados e obrigatórios para transações com o governo, eliminando gradualmente a necessidade de validação presencial.
O debate sobre a desburocratização do Brasil envolve não apenas os cartórios, mas um arcabouço jurídico complexo. Estima-se que o país tenha mais de 170 mil leis federais, muitas delas conflitantes com a Constituição ou obsoletas. Esse emaranhado normativo contribui para o ambiente de incerteza jurídica que afasta investimentos e encarece o custo de produção.
Para 2025, há expectativas de que mais órgãos públicos passem a aceitar exclusivamente assinaturas digitais, seguindo o exemplo da Secretaria Nacional de Trânsito e de algumas juntas comerciais estaduais. A Junta Comercial do Paraná, por exemplo, passou a aceitar a assinatura eletrônica do Gov.br em todos os processos, contribuindo para a redução de custos e prazos para empreendedores.
Enquanto isso, o cidadão comum precisa navegar entre dois mundos: o digital, onde o governo oferece alternativas gratuitas e modernas, e o analógico, onde persistem exigências que o obrigam a gastar tempo e dinheiro em procedimentos que poderiam ser facilmente substituídos pela tecnologia já disponível. A questão não é mais técnica, mas política e cultural — envolve romper com práticas centenárias que, embora ultrapassadas, ainda encontram resistência em setores que se beneficiam do status quo.
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