6 dicas para aumentar sua produtividade no Outlook 365

Mesmo com o surgimento e com a popularização de diferentes formas de envio e recebimento de mensagens, como os mensageiros disponíveis nos smartphones, os e-mails ainda são muito importantes, especialmente no ambiente corporativo. Eles ainda acabam sendo mais confiáveis e contam com diversos recursos que não estão disponíveis em outros aplicativos.

Mas uma das principais diferenças é que o e-mail, de fato, pode ser considerado como uma ferramenta de trabalho, diferente de outros meios de troca de mensagem que acabam sendo considerados muito mais de cunho particular, mesmo que também seja utilizado no ambiente de trabalho.

Além disso, grande parte das empresas acabam preferindo concentrar as mensagens e as comunicações feitas dentro das atividades profissionais justamente através destes e-mails, pois elas conseguem ter mais controle a partir do momento que, mesmo que a caixa individual do funcionário deva ser mantida em confidencialidade, eles acabam tendo um maior controle a partir do momento que os servidores são da própria companhia.

Para os que utilizam e-mail no dia a dia, confira algumas dicas que poderão ajudar a aumentar a produtividade:

Crie uma assinatura de e-mail

Criar uma assinatura automática acaba sendo muito interessante, uma vez que os funcionários acabam não precisando repetir as informações manualmente em todas as mensagens enviadas. Diversas empresas acabam tendo um determinado padrão de assinatura que deve ser seguido por todos. Mas caso a assinatura seja mais livre, o ideal é incluir ali informações que normalmente precisam ser repassadas aos clientes e demais contatos, como formas de contato, endereço, sites, redes sociais, etc. 

Trabalhe com grupos para envios ágeis

Um outro recurso que costuma ser muito interessante para os profissionais que lidam com envio de e-mails no dia a dia e que facilita bastante a vida de todos é o trabalho com grupos. Basicamente são conjuntos de endereços que acabam fazendo parte de um mesmo grupo, o que facilita bastante o envio em massa. Existem empresas que acabam criando estes grupos de forma corporativa, mas a grande maioria dos usuários acabam podendo criar os seus próprios grupos também. Eles podem ser divididos por diferentes categorias, de acordo com as necessidades de cada usuário.

Compartilhe sua agenda

Os compromissos profissionais geralmente acabam sendo de interesse de mais pessoas dentro de uma determinada estrutura. Muitas posições até mesmo exigem que mais pessoas acompanhem a agenda da mesma para que elas possam marcar compromissos que estejam em horários vagos. Existem muitas ferramentas corporativas que permitem o compartilhamento de agendas de uma forma mais fácil, mas o que muitas pessoas não sabem é que isso pode ser feito diretamente através do Outlook, o que já ajuda inclusive para o compartilhamento com outros contatos, utilizando os próprios endereços de e-mails.

Crie uma enquete de agendamento de reuniões

Aliás, reuniões costumam estar muito presentes no dia a dia dos mais variados profissionais, e nem sempre acaba sendo uma tarefa fácil encontrar um horário e um dia no qual todos os que precisam participar estão liberados. Por isso, além do compartilhamento de agenda, pode ser interessante criar enquetes para conseguir encontrar o momento no qual todos os envolvidos realmente possam. Neste caso, pode ser interessante criar uma enquete, que inclusive pode ser compartilhada através dos próprios e-mails dentro do Outlook. 

Crie avisos de férias e de ausência

Um outro recurso que pode ser configurado localmente no Outlook é um aviso de férias e de ausência. Basicamente quando essa ferramenta está ativada, todas as mensagens que chegam naquele destinatário acabam sendo respondidas com uma mensagem que pode ser definida pelo próprio usuário. Além da completa personalização da mensagem, as pessoas podem ainda definir o dia inicial e o final do aviso.

Programe o envio de e-mails

Determinadas mensagens podem ser enviadas somente em determinados períodos. Mas isso não significa que elas não possam ser criadas com uma certa antecedência. O Outlook conta com um serviço de agendamento para o envio de mensagens, que está ainda mais interessante. Ele permite que as pessoas definam o dia e a hora que o e-mail será disparado, e ele não depende mais que o computador de onde a mensagem vai sair esteja ligado, uma vez que o agendamento fica salvo em um servidor externo.